Programm / Online-Konferenz
09:10 | Einführung ins Thema & die virtuelle Interaktion |
09:30 | Fachbeitrag: Output Management im Wandel - Bringt die Corona-bedingte Digitalisierung nun das Business Communications Management?
Digitalisierung transformiert Output Management: Synchronisation von Kommunikationskanälen steigert Agilität und Effizienz in Unternehmen. Jochen Person analysiert in seinem Vortrag bei den Shift/HR Talks 2022 die Auswirkungen der Digitalisierung auf das Output Management und die Integration in umfassende Kommunikationsstrategien. Der Fokus liegt auf der Notwendigkeit, Kommunikationsprozesse über verschiedene Kanäle hinweg zu synchronisieren und zu integrieren, um den steigenden Erwartungen moderner Kunden gerecht zu werden. Person hebt die Bedeutung von Multichannel-Lösungen hervor, die es ermöglichen, auf digitale Anfragen kanaladäquat zu reagieren, und betont die Herausforderungen, die sich aus der Fragmentierung der Kommunikationsstränge ergeben. Im Vortrag wird die Integration von Input- und Output-Prozessen als Schlüssel zur Steigerung der Agilität und Effizienz in der Unternehmenskommunikation dargestellt. Person diskutiert die Rolle von BPMN (Business Process Modeling Notation) zur Modellierung und Optimierung von Kommunikationsprozessen und empfiehlt hybride Plattformstrategien, um medienbruchfreie Kommunikation zu gewährleisten. Er unterstreicht die Notwendigkeit, Fachabteilungen zu befähigen, Kommunikationsinhalte und -kanäle eigenständig zu steuern, und sieht in der Digitalisierung der Kommunikationsprozesse einen entscheidenden Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. |
10:00 | Fachbeitrag: Sicherheit & Zukunftsfähigkeit im Document Output schaffen, trotzdem Kosten runter?
Optimierung und Digitalisierung senken Kosten im Dokumentenmanagement und sichern Zukunftsfähigkeit durch Effizienzsteigerung und Outsourcing. Andreas Keck, Director Sales Document Output bei Paragon Customer Communications Germany, beleuchtet in seiner Keynote die Optimierung und Digitalisierung von Dokumentenprozessen als strategische Hebel zur Kostensenkung und Sicherstellung der Zukunftsfähigkeit. Der Vortrag richtet sich an Führungskräfte im Dokumentenmanagement und IT-Leiter in Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen, insbesondere aus dem B2B- und öffentlichen Sektor. Durch praxisnahe Einblicke in Logistikoptimierung, Digitalisierung und Outsourcing zeigt Keck, wie Unternehmen Effizienzsteigerungen und Geschäftskontinuität erreichen können. Im Zentrum stehen die Einsparpotenziale durch Logistikoptimierung, die bis zu 20% der Kosten im Dokumentenmanagement reduzieren können. Keck betont die Bedeutung der Digitalisierung, um physische Versandvolumina zu verringern und die Effizienz zu steigern. Outsourcing wird als strategische Option vorgestellt, die ein klares Management-Commitment erfordert. Die Keynote hebt die Notwendigkeit von Business Continuity Management hervor, um Risiken zu minimieren, und zeigt, wie empfängernahe Produktion zur CO₂-Reduktion beiträgt. Abschließend wird die Bedeutung der gesetzlichen Einführung der E-Rechnung und die damit verbundene Digitalisierungspflicht betont. |
10:20 | Diskussion: Veränderungen für die Output Management Projekte - Was geht, was kommt und was bleibt als Herausforderungen mit der Corona-Krise?
Diskutieren Sie, wie die Corona-Krise das Output Management transformiert und welche digitalen Lösungen Effizienz und Kundenkommunikation optimieren. Die Paneldiskussion auf den Shift/HR Talks 2022 beleuchtet die Auswirkungen der Corona-Krise auf das Output Management und die damit verbundenen Herausforderungen und Chancen. Im Mittelpunkt steht die Digitalisierung und Flexibilisierung von Dokumentenmanagement und Kundenkommunikation. Die Diskussion bietet praxisnahe Einblicke für IT-Leiter und Verantwortliche in mittelständischen Unternehmen und regulierten Branchen, wie digitale Lösungen zur Effizienzsteigerung, Compliance-Sicherung und Optimierung der Kundenkommunikation beitragen können. Die Sprecher:innen diskutieren konkrete Tools und operative Abläufe, die den Wandel unterstützen. Jochen Maier und Andreas Keck tauschen ihre Perspektiven zu den Veränderungen in der Arbeitswelt aus. Maier betont die Notwendigkeit flexibler Arbeitsmodelle und empfiehlt IT-Plattformen wie Microsoft 365 und VPN für ortsunabhängiges Arbeiten. Keck hebt die Bedeutung langfristiger Digitalisierungsprojekte hervor, um auf zukünftige Krisen vorbereitet zu sein. Beide sind sich einig, dass Unternehmen ihre Kundenkommunikation über physische und digitale Kanäle optimieren müssen. Die Diskussion thematisiert auch die Herausforderungen in regulierten Branchen, wo gesetzliche Vorgaben die Flexibilisierung erschweren. Abschließend fordern die Panelisten, die durch die Krise angestoßene Digitalisierung konsequent weiterzuverfolgen, um nachhaltige Verbesserungen zu erreichen. |
10:40 | Vorstellung der Konferenzpartner |
10:50 | Virtuelle Kaffeepause mit Austausch im Breakout-Raum |
11:20 | Fallbeispiel: Umsetzung der Cloudstrategie im Bereich Output Management bei der Deutschen Bank
Cloud-Migration im Output Management: Microservices, Open-Source-Integration und flexible IT-Infrastruktur für Banken. Matthias Mehmke, Head of Output Management Systems bei der Deutsche Bank, beleuchtet in seinem Vortrag die strategische Migration von Output-Management-Systemen in Cloud-Umgebungen. Der Fokus liegt auf der Transformation hin zu Cloud-nativen Anwendungen und der Implementierung von Microservices-Architekturen. Diese Umstellung erfordert eine grundlegende Neuausrichtung der IT-Infrastruktur, um den Anforderungen an Skalierbarkeit und Flexibilität gerecht zu werden. Der Beitrag bietet praxisnahe Einblicke in die Herausforderungen und Lösungen, die bei der Migration von traditionellen Serverumgebungen zu einer dynamischen Cloud-Infrastruktur auftreten. Im Detail beschreibt Mehmke die Umstellung auf Microservices und Container-Technologien, die eine flexible und skalierbare IT-Landschaft ermöglichen. Er erläutert, wie zentrale Queues die direkte Server-Kommunikation ersetzen, um eine dynamische Ressourcenzuweisung zu gewährleisten. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Integration von Open-Source-Komponenten zur Kostenreduktion und der Anpassung von Batch-Prozessen an die Cloud-Umgebung. Mehmke hebt die Bedeutung der Mitarbeiterintegration und die Notwendigkeit hervor, zwischen bewährten Prozessen und neuen Anforderungen abzuwägen. Die Möglichkeit, schnell zwischen alter und neuer Infrastruktur zu wechseln, wird als entscheidender Erfolgsfaktor für die erfolgreiche Migration genannt. |
11:40 | Fachbeitrag: Customer Journey Map als Ausgangspunkt für das Output Management Konzept
Customer Journey Mapping als Schlüssel zur personalisierten Kundenkommunikation: Methoden, Tools und Praxisbeispiele für Banken und Versicherungen. Im Rahmen der Shift/HR Talks 2022 beleuchtet Erwin Schaad die Rolle des Customer Journey Mapping als methodischen Ausgangspunkt für die Entwicklung ganzheitlicher Output-Management-Konzepte. Der Beitrag richtet sich an Verantwortliche in Banken, Versicherungen und B2B-SaaS-Unternehmen, die ihre Kundenkommunikation personalisieren und konsistent gestalten möchten. Durch die Kombination von praktischen Beispielen und dem Einsatz spezialisierter Tools wie der Inspire Suite wird aufgezeigt, wie Unternehmen ihre Kundenperspektive integrieren und die Kommunikation über alle Kanäle hinweg optimieren können. Der Vortrag hebt die Bedeutung eines Outside-In-Ansatzes hervor, bei dem die Sicht des Kunden im Mittelpunkt steht. Schaad erläutert, wie Customer Journey Mapping in interdisziplinären Workshops durchgeführt wird, um Personas zu definieren und deren spezifische Kommunikationsbedürfnisse zu analysieren. Dabei wird die Nutzung digitaler Tools betont, die eine flexible und kontinuierliche Anpassung der Kundenkommunikation ermöglichen. Der Vergleich zwischen klassischem Output-Management und Customer Journey Mapping zeigt die Vorteile einer integrierten und kundenorientierten Strategie auf, die durch moderne Technologien unterstützt wird. |
12:00 | Fallbeispiel: Mehr Effizienz im digitalen Mailroom
Effizienzsteigerung durch Digitalisierung: Jean-Daniel Andrey zeigt, wie OCR und KI papierbasierte Prozesse in Multi-Channel-Output transformieren. Jean-Daniel Andrey von der Avaloq Outline AG gibt in einem Talk-Format der Shift/HR Talks 2022 Einblicke in die Effizienzsteigerung digitaler Posteingangs- und Ausgangsprozesse. Der Beitrag richtet sich an IT-Leiter und Verantwortliche in Unternehmen mit einem Fokus auf digitale Transformation. Im Mittelpunkt stehen die Integration von Input- und Output-Prozessen sowie der Einsatz von OCR und künstlicher Intelligenz, um papierbasierte Abläufe in Multi-Channel-Output zu transformieren. Die Besonderheit liegt in der detaillierten Darstellung der Herausforderungen und Lösungen, die Avaloq Outline in der Praxis umsetzt. Die Digitalisierung des Posteingangs bei Avaloq Outline ermöglicht eine effiziente Verarbeitung physischer Dokumente durch OCR und KI. Zentrale Scanning-Lösungen erleichtern die Verteilung von Dokumenten an Heimarbeitsplätze und reduzieren physische Abhängigkeiten. Der Beitrag hebt hervor, dass die Kombination von Input- und Output-Daten eine optimierte Workflow-Automatisierung und individualisierte Dokumentenverarbeitung ermöglicht. Ein Praxisbeispiel zeigt, wie Input- und Output-Prozesse in einer Bank kombiniert werden, um eine nahtlose Integration in den Workflow zu erreichen. Die zentrale Digitalisierung der Posteingänge schafft die Grundlage für flexible, abteilungs- und userbezogene Zustellungen, unabhängig vom physischen Arbeitsplatz. |
12:20 | Diskussion: Erfolgsfaktoren für den Output-Management-Prozess
Virtualisierung und Kundenorientierung als Schlüssel zur Kostensenkung in Output-Management-Prozessen. Praxisnahe Einblicke für IT-Leiter. Die Paneldiskussion bei den Shift/HR Talks 2022 beleuchtet die Erfolgsfaktoren für Output-Management-Prozesse in der Finanz- und Versicherungsbranche. Im Mittelpunkt stehen die Virtualisierung von Systemen, die Integration von Multichannel-Kommunikation und die Kundenorientierung. Die Diskussion bietet praxisnahe Einblicke und operative Empfehlungen für IT-Leiter und Verantwortliche in Unternehmen mit 500 bis 1.000 Mitarbeitenden, die ihre Systeme modernisieren und durch digitale Kanäle Kosten senken möchten. Die Sprecher:innen teilen konkrete Erfahrungswerte und Zahlenbeispiele, die den deutschsprachigen Raum betreffen. Die Diskussion zeigt, dass die Priorisierung von Maßnahmen stark vom Modernisierungsstand der Systeme abhängt. Virtualisierung ist entscheidend, um Performance-Probleme zu vermeiden und flexible Zugänglichkeit zu gewährleisten. Die Integration von Multichannel-Kommunikation bietet erhebliche Kostensenkungspotenziale, insbesondere durch digitale Kanäle wie E-Bill-Rechnungen. Ein schrittweises Vorgehen mit klar definierten Use Cases wird empfohlen, um Erfolge sichtbar zu machen und Akzeptanz zu fördern. Die Integration von Output-Management in die Customer Journey ist entscheidend für die Kundenorientierung und Prozessautomatisierung. Proaktives Handeln und die Einbringung eigener Projektvorschläge sind essenziell, um die digitale Transformation voranzutreiben. |
12:40 | Virtuelles Mittagessen mit Austausch im Breakout-Raum |
13:40 | Keynote: Sharpen Your Focus on Digital without Clouding Your Vision on Customer Experience (CX)
Gina Ferrara zeigt, wie Unternehmen CX und digitale Transformation für konsistente Kundenerfahrungen und höhere Effizienz integrieren. Gina Ferrara, Analyst bei Madison Advisors, beleuchtet in ihrer Keynote die Integration von Customer Experience (CX) und digitaler Transformation für Unternehmen mit komplexen Kommunikationsanforderungen. Der Vortrag richtet sich an Führungskräfte großer Unternehmen, insbesondere aus der Versicherungsbranche, und bietet praxisnahe Einblicke in die Abstimmung von Strategie, Prozessen und Technologien zur Steigerung von Effizienz und Kundenzufriedenheit. Ein zentraler Aspekt ist die Bedeutung einer kundenfokussierten Strategie, die mit den Geschäftszielen harmoniert und nicht als reine "letzte Meile" betrachtet wird. Ferrara hebt die Relevanz von Customer Journey Mapping hervor, um Lücken in der Kundenerfahrung zu identifizieren und die Omnichannel-Strategie zu optimieren. Sie betont, dass Daten zentralisiert und organisationsweit geteilt werden müssen, um personalisierte Kommunikation zu ermöglichen. Die Keynote zeigt auf, dass viele Digitalisierungsprojekte scheitern, weil sie sich zu sehr auf Vertrieb und Neukundengewinnung konzentrieren, während Serviceprozesse vernachlässigt werden. Ferrara empfiehlt eine unternehmensweite Strategieentwicklung, die alle relevanten Stakeholder einbezieht, um eine konsistente Kundenerfahrung zu gewährleisten. |
14:10 | Fallbeispiel: Neue Wege beim Output Management der Telefónica
Optimierung und Digitalisierung im Telekomsektor: Effizienzsteigerung durch agile Methoden und kundenzentrierte Partnerstrategien. Im Rahmen der Shift/HR Talks 2022 beleuchtet Martin Odebrecht, Head of Risk bei Telefónica, die Optimierung und Digitalisierung von Output-Management-Prozessen im Telekommunikationssektor. Der Beitrag bietet einen praxisnahen Einblick in die strategische Neuausrichtung der Partnerlandschaft und die Implementierung agiler Methoden, um Effizienzsteigerungen und eine verbesserte Customer Experience zu erzielen. Die Besonderheit liegt in der detaillierten Darstellung der Herausforderungen und Lösungen bei der Integration digitaler und klassischer Kommunikationskanäle in einem komplexen Multi-Brand-Umfeld. Kern des Vortrags ist die Digitalisierung von Rechnungsprozessen, die nicht nur Kosteneinsparungen, sondern auch eine gesteigerte Kundenzufriedenheit ermöglicht. Martin Odebrecht hebt die Bedeutung von Customer Journey Mapping hervor, um unterschiedliche Kundenbedürfnisse zu identifizieren und gezielt anzusprechen. Die flexible Partnerstrategie und der Einsatz agiler Methoden erleichtern die Transition und Optimierung der Prozesse. Zudem wird der Gain Share Ansatz vorgestellt, bei dem Effizienzgewinne partnerschaftlich geteilt werden. Die Harmonisierung von Leistungsbeschreibungen und die proaktive Kundenkommunikation über verschiedene Kanäle sind weitere zentrale Themen, die zur kontinuierlichen Verbesserung der Customer Experience beitragen. |
14:30 | Fachbeitrag: Der beste Weg zum Kunden
Optimieren Sie Angebotsprozesse medienbruchfrei mit CCM: Effizienz, Konsistenz und Rechtskonformität durch flexible, konfigurierbare Systeme. Dieter Schmidt von Invaris stellt in einem Praxis- und Projektbericht die Optimierung von Angebots- und Vertragsprozessen durch moderne Customer Communication Management Systeme vor. Der Beitrag richtet sich an Business Development Manager und Vertriebsleiter in Technologieunternehmen mit 500 bis 1.000 Mitarbeitenden. Im Fokus steht die Nutzung der CCM Suite, um Prozesse effizient, konsistent und medienbruchfrei zu gestalten. Der Bericht bietet einen tiefen Einblick in die Reduktion von Medienbrüchen und die Sicherstellung von Corporate Design und regulatorischen Anforderungen. Der Vortrag zeigt, wie ein modernes CCM-System durch Konfiguration flexible und wartbare Anwendungen ermöglicht, ohne Programmierung. Anhand eines Beispiels wird die Umsetzung eines Angebotsprozesses demonstriert, der interaktive Bedingungen und dynamische Dokumentenvorlagen nutzt. Die zentrale Vorlagenverwaltung und die Einbindung digitaler Signaturen gewährleisten Konsistenz und Rechtskonformität. Schmidt betont die Bedeutung der Usability für die Akzeptanz und Effizienz der Systeme und empfiehlt flexible, konfigurierbare Lösungen, die den Anforderungen von Produktmanagement, Vertrieb, Marketing und Management gerecht werden. |
14:50 | Abschluss-Impuls & Diskussion: Empfehlungen für den Weg zum modernen Output Management Ansatz im Post-Corona-Zeitalter
Strategische Transformation: Papier zu digital in Verwaltung und Unternehmen. Herausforderungen, Chancen und ganzheitliche Ansätze im Fokus. Die Paneldiskussion bei den Shift/HR Talks 2022 beleuchtet die strategische Transformation von papierbasierten zu digitalen Kommunikationsprozessen im Kontext der öffentlichen Verwaltung und großer Unternehmen. Im Mittelpunkt steht die Integration von Input- und Output-Prozessen sowie die Definition neuer Qualitätsanforderungen in der Kommunikation. Die Diskussion bietet eine tiefgehende Analyse der aktuellen Herausforderungen und Chancen, die sich aus regulatorischen Vorgaben und den veränderten Arbeitswelten ergeben. Besonders hervorgehoben wird die Rolle der öffentlichen Verwaltung als zentraler Treiber der Digitalisierung, obwohl die Umsetzung oft langsam und uneinheitlich erfolgt. Die Diskussionsteilnehmer:innen betonen die Notwendigkeit eines ganzheitlichen Ansatzes, der sowohl technologische als auch prozessuale Aspekte berücksichtigt. Ein zentrales Thema ist die enge Zusammenarbeit zwischen IT-Abteilungen und Fachbereichen, um die Digitalisierung effizient voranzutreiben. Die Panelisten diskutieren die Herausforderungen, die durch bestehende gesetzliche Vorgaben und die Notwendigkeit der Ressourcenbereitstellung entstehen. Sie empfehlen, die Digitalisierung als unternehmensweites Projekt zu verstehen und klare Zielstellungen zu definieren, um die Transformation erfolgreich zu gestalten. Abschließend wird die Bedeutung der Integration von Input- und Output-Prozessen auf einer einheitlichen IT-Plattform hervorgehoben, um Kosten zu sparen und die Effizienz zu steigern. |
